구글 드라이브를 오랜 기간 사용해 온 입장에서, 파일을 올리고 공유하는 과정은 상황에 따라 적합한 방식이 달라진다는 점을 자주 확인합니다. 업로드와 공유의 목적이 다르다는 사실을 명확히 이해하면 업무나 협업이 훨씬 수월해집니다.
특정 사람과 공유하며 업로드하기
이 방법은 업로드한 파일에 대해 특정 인물이나 그룹만 보기나 편집 권한을 갖도록 설정하고자 할 때 유용합니다. 아래 순서를 따라 진행하면 됩니다.
- 웹 버전에서 업로드를 시작합니다. 왼쪽 상단의 새로 만들기 버튼을 눌러 파일 업로드나 폴더 업로드를 선택하고, 컴퓨터에서 업로드할 파일을 지정합니다. 모바일 앱을 쓸 때는 화면 오른쪽 하단의 + 버튼을 탭한 뒤 업로드를 선택하고 파일이나 사진·동영상을 찾습니다.
- 업로드가 완료되면 해당 파일 옆에 공유 아이콘이 표시됩니다. 아이콘을 클릭합니다.
- 공유 대상 지정 및 권한 설정을 합니다. “사람 또는 그룹 추가” 입력란에 공유하고 싶은 사람의 이메일을 입력합니다. 자동 제안 목록이 나타날 수 있습니다.
- 권한을 선택합니다. 드롭다운 메뉴에서 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 중 하나를 고릅니다. 필요에 따라 공유 이유를 남기는 메시지란도 활용할 수 있습니다.
- 보내기 버튼을 클릭하면 공유가 완료됩니다.
링크를 통해 누구나 공유하며 업로드하기
이 방법은 특정 인물이 아니라 링크를 가진 누구나 파일에 접근합니다. 업로드 자체를 열어두는 것이 아니라 이미 업로드된 파일에 대한 접근을 허용하는 방식이라는 점을 기억해 두세요.
- 공유하고 싶은 파일이나 폴더를 선택하고 공유를 선택합니다. 웹과 모바일에서 각각의 경로를 따라 진행합니다.
- 링크 액세스 설정에서 제한됨을 클릭하고, “링크가 있는 모든 사용자”를 선택합니다.
- 권한을 설정합니다. 링크를 가진 사람들에게 부여할 권한을 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 중에서 고릅니다. 주의: 편집자 권한은 링크를 가진 모든 사용자가 파일을 수정할 수 있기에 신중히 선택합니다.
- 링크 복사를 클릭하여 생성된 링크를 필요에 따라 공유하거나 게시합니다.
업로드와 공유의 차이점
업로드는 자신이 소유한 파일을 구글 드라이브 공간에 올리는 행위이며, 공유는 그 파일에 대해 다른 사람의 접근 권한을 부여하는 행위입니다. 두 가지를 구분하고 상황에 맞게 조합해 사용하면 협업 효율이 높아집니다.
추가 팁과 주의사항
- 필요하지 않게 접근 권한이 남아 있지 않도록 정기적으로 공유 목록을 점검합니다. 더 이상 필요 없는 사용자의 권한은 즉시 제거하는 것이 좋습니다.
- 공유 대상이 많거나 민감한 파일인 경우, 가능하면 편집 권한보다 뷰어 권한으로 시작하고 필요 시 점진적으로 권한을 조정합니다.
- 파일 버전 관리에 신경 씁니다. 파일을 수정한 경우 버전 관리를 활용해 혼선을 줄이고, 중요한 변경은 기록으로 남깁니다.
- 링크 공유를 사용할 때는 정보의 민감도에 따라 주의가 필요합니다. 민감한 자료는 링크 공유를 피하고 특정 사람에게만 공유하는 방법을 선택합니다.
- 모바일과 웹 간 차이가 있을 수 있습니다. 필요에 따라 두 환경에서의 인터페이스 차이에 익숙해지면 더 원활하게 작업할 수 있습니다.