처음 회사 일을 도울 때였습니다. 카드로 이것저것 결제한 뒤에 영수증을 한데 모아서 정리하는 일이 생각보다 복잡했습니다. 누가 언제 어디서 얼마를 썼는지 맞춰 보려면, 카드 명세서와 수많은 영수증을 일일이 비교해야 했습니다. 실수로 빠진 영수증이 있으면 결산할 때 한참을 찾아 헤매기도 했습니다. 그때 알게 된 것이 바로 하나카드 기업뱅킹이었습니다. 컴퓨터나 휴대폰으로 카드 사용 내역을 정리하고, 경비를 자동으로 분류해 주다 보니, 예전에 몇 시간씩 걸리던 일이 훨씬 짧은 시간에 끝났습니다.
하나카드 기업뱅킹은 회사나 개인사업자가 법인카드, 개인사업자카드 같은 기업용 카드를 편하게 관리하도록 만들어진 온라인·모바일 금융 서비스입니다. 인터넷으로 접속하거나 전용 앱을 통해 카드 사용 내역 조회, 대금 결제, 경비 처리, 증명서 발급 등 여러 업무를 한곳에서 처리할 수 있도록 도와줍니다.
하나카드 기업뱅킹으로 할 수 있는 일
하나카드 기업뱅킹의 기능은 크게 카드 관리, 경비 관리, 부가 서비스 세 가지로 나눠 볼 수 있습니다.
1. 기업카드 관리 기능
법인카드나 개인사업자카드를 많이 쓰는 회사일수록, 누가 어떤 목적으로 카드를 썼는지 한눈에 파악하는 것이 중요합니다. 기업뱅킹에서는 다음과 같은 기능을 제공합니다.
첫째, 이용 내역 조회 기능입니다. 카드별, 직원별, 기간별, 업종별로 사용 내역을 자세히 확인할 수 있습니다. 이미 청구된 금액뿐 아니라, 아직 청구서에 완전히 반영되지 않은 미청구·청구 예정 금액도 확인할 수 있게 설계되어 있습니다. 이를 통해 이번 달에 대략 얼마 정도 카드값이 나올지 미리 가늠할 수 있습니다.
둘째, 카드대금 결제와 관리입니다. 청구된 명세서를 온라인으로 바로 확인하고, 지정된 계좌에서 결제할 수 있습니다. 필요하다면 결제 계좌를 바꾸거나, 아직 청구되지 않은 금액을 먼저 갚는 선결제 기능을 이용해 이자나 연체를 예방할 수 있습니다.
셋째, 카드 한도 조회와 조정입니다. 현재 카드별로 설정된 이용 한도를 확인할 수 있고, 회사 상황에 따라 한도를 올리거나 줄여 달라고 신청할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트가 많아져 출장 비용이 늘어날 것 같다면 한도 상향을 신청하고, 비용 절감이 필요하면 한도를 낮춰 사용하는 방식입니다.
넷째, 명세서 조회와 신청입니다. 우편으로 받는 종이 명세서 대신 전자명세서를 신청해 이메일이나 인터넷 화면으로 확인할 수 있습니다. 필요하면 기간별로 지난 명세서를 다시 조회해 내려받을 수도 있습니다.
다섯째, 카드 발급과 분실 관련 업무입니다. 새로운 법인카드가 필요할 때 기업뱅킹에서 신청을 시작할 수 있고, 이미 쓰고 있는 카드의 재발급 신청도 온라인으로 진행할 수 있습니다. 카드를 잃어버렸을 때는 즉시 분실 신고를 하고, 이어서 재발급도 한 번에 신청하는 식으로 위험을 줄일 수 있습니다.
여섯째, 법인회원 관리입니다. 회사 안에서 카드를 사용하는 직원(법인회원)을 등록하고, 직원별로 사용할 수 있는 한도나 사용 가능 업종 같은 이용 정책을 정리해 둘 수 있습니다. 예를 들어, 어떤 직원은 출장비만, 또 다른 직원은 온라인 결제까지 허용하는 식으로 세분화해 관리할 수 있습니다.
2. 법인경비 관리 기능
카드 사용 내역을 단순히 조회하는 것을 넘어, 실제 회사 경비 처리에 활용할 수 있는 기능도 마련되어 있습니다. 특히 법인카드를 주로 쓰는 회사에서 도움이 큽니다.
우선, 경비지출 보고서 기능입니다. 카드 사용 내역을 바탕으로 교통비, 접대비, 회의비 등 항목별로 정리된 경비 보고서를 만들 수 있습니다. 이렇게 만들어진 보고서는 엑셀 같은 파일 형태로 내려받거나, 회사에서 사용하는 결재 시스템과 연동해 결재를 올리는 데 쓸 수 있습니다.
또한 영수증 관리도 편리합니다. 카드로 결제한 경우에는 전자 영수증이나 거래 내역을 바로 확인할 수 있고, 경비 증빙 자료로 연결해 둘 수 있습니다. 식당에서 받은 종이 영수증처럼 직접 받은 영수증이 필요할 때는, 이를 촬영하거나 별도로 등록해 함께 관리하는 방식을 쓸 수 있도록 시스템이 구성되어 있는 경우가 많습니다.
일부 회사는 자체 회계 시스템이나 ERP(전사적 자원 관리) 프로그램을 사용합니다. 이런 경우 하나카드 기업뱅킹에서 내려받은 데이터를 회계 프로그램과 연동해 자동으로 전표를 생성하거나, 경비 계정을 자동으로 분류하도록 설정하기도 합니다. 이 부분은 회사마다 시스템이 다르기 때문에, 별도의 개발이나 제휴가 필요할 수 있습니다.
3. 기업 고객을 위한 부가 서비스
기업 운영을 돕는 여러 가지 부가 기능도 제공됩니다.
먼저 세금계산서 관련 기능입니다. 카드 사용 내역 가운데 세금계산서 발행이 필요한 거래를 모아 조회하고, 발행 내역을 관리하는 데 도움을 줍니다. 이를 활용하면 부가가치세 신고 준비가 한결 수월해집니다.
다음으로 부가세 환급 지원입니다. 법인카드 사용 내역을 기준으로 부가세 환급 대상이 되는 지출을 구분해 자료를 제공할 수 있도록 구성되어 있습니다. 이 데이터를 활용하면 회사의 세무 담당자가 환급 가능한 부가세 금액을 계산할 때 참고하기가 편리합니다.
여기에 각종 증명서 발급 기능도 있습니다. 카드 이용 확인서, 이용 한도 확인서 같은 문서를 온라인으로 발급해 출력할 수 있습니다. 금융기관 제출이나 내부 결재에 필요한 자료를 직접 창구에 가지 않고 준비할 수 있는 장점이 있습니다.
포인트나 보너스 관리 기능도 있습니다. 기업카드 사용으로 적립된 포인트가 있다면, 현재 얼마가 쌓였는지 확인하고, 어디에 어떻게 사용할 수 있는지 안내를 받을 수 있습니다. 다만 포인트 적립 여부나 사용 방법은 카드 상품 종류와 회사 정책에 따라 달라질 수 있으니, 실제 이용 전에는 약관과 안내 내용을 꼼꼼히 보는 것이 안전합니다.
하나카드 기업뱅킹 시작하는 방법
하나카드 기업뱅킹을 사용하려면, 몇 가지 준비와 가입 절차를 거쳐야 합니다.
1. 이용 대상과 필요한 준비물
기본적으로 다음과 같은 고객이 이용 대상입니다.
- 법인사업자: 회사 명의의 법인카드를 가지고 있는 경우
- 개인사업자: 개인사업자카드를 발급받아 사용하는 경우
기업뱅킹을 신청하기 전에, 먼저 회사나 사업자 명의로 된 카드를 발급받아야 합니다. 카드가 아직 없다면, 카드 신청과 심사 과정을 거친 뒤에 기업뱅킹 가입을 진행하는 순서가 일반적입니다.
2. 기업뱅킹 회원가입 절차
카드 발급이 끝났다면, 하나카드 공식 홈페이지에서 기업용 메뉴를 찾아 회원가입을 진행하게 됩니다. 화면 구성은 시간이 지나며 조금씩 바뀔 수 있지만, 전반적인 흐름은 비슷합니다.
먼저 서비스 이용 약관을 확인하고 동의하는 단계가 있습니다. 이어서 사업자등록번호, 대표자 정보 등을 입력하고, 본인과 회사가 맞는지 확인하는 인증 절차를 거칩니다. 이때 공동인증서(이전 이름은 공인인증서)를 이용해 법인 또는 개인사업자 신분을 확인하는 경우가 많습니다.
인증을 마치면 회사 기본 정보와 담당자 연락처 등을 입력하게 됩니다. 이후 로그인에 사용할 아이디와 비밀번호를 정합니다. 회사에서 여러 명이 기업뱅킹을 쓴다면, 권한을 나누어 부여하는 설정 과정을 추가로 진행할 수도 있습니다.
마지막으로 기업뱅킹 이용을 위한 공동인증서를 등록하는 단계가 있습니다. 법인용 또는 개인사업자용 인증서를 선택해 등록하고, 이후에는 이 인증서를 이용해 로그인하거나 중요한 거래를 승인하게 됩니다.
3. 공동인증서 준비와 등록
하나카드 기업뱅킹은 자금 관련 업무를 다루는 서비스라서, 보안을 매우 중요하게 취급합니다. 그래서 공동인증서 로그인을 필수로 요구하는 경우가 많습니다.
만약 아직 사업자용 공동인증서가 없다면, 거래하는 은행이나 인증서 발급 기관을 통해 먼저 인증서를 발급받아야 합니다. 발급을 마친 뒤, 이를 회사 컴퓨터나 보안 토큰 등에 저장해 두고, 기업뱅킹 사이트 내 인증서 등록 메뉴에서 등록 절차를 진행합니다.
최근에는 인증서 종류가 다양해지고, 인증 방식도 조금씩 바뀌고 있습니다. 그래서 실제로 어떤 인증 수단을 지원하는지는 그때그때 안내 화면을 통해 확인하는 것이 좋습니다.
4. 로그인 후 서비스 이용
회원가입과 인증서 등록이 끝나면, 아이디와 비밀번호, 그리고 등록된 공동인증서를 이용해 기업뱅킹에 로그인합니다. 로그인 후에는 앞에서 살펴본 카드 관리, 경비 관리, 부가 서비스 메뉴를 상황에 맞게 사용하게 됩니다.
PC 환경뿐 아니라, 모바일 앱을 통해 일부 또는 대부분 기능을 제공하는 경우도 많습니다. 스마트폰에서 앱스토어를 통해 하나카드 관련 앱을 설치하면, 이동 중에도 카드 사용 내역을 확인하거나 간단한 업무를 처리할 수 있습니다. 다만 보안 규정에 따라 PC에 있는 인증서를 휴대폰으로 복사하거나, 별도 인증 앱을 설치해야 할 수 있습니다.
안전하고 효율적으로 사용하기 위한 팁
기업뱅킹은 편리한 만큼, 안전하게 사용하는 것이 중요합니다. 몇 가지 기본적인 원칙만 지켜도 위험을 많이 줄일 수 있습니다.
먼저, 서비스 내용과 이용 방법은 시간이 지나면서 바뀔 수 있습니다. 따라서 정확한 정보가 필요할 때는 항상 하나카드 공식 안내를 기준으로 확인하는 것이 좋습니다. 화면 구성이 달라졌거나, 필요한 메뉴가 다른 위치로 옮겨졌을 수 있기 때문입니다.
다음으로 보안 관리입니다. 공동인증서, 보안카드, OTP(일회용 비밀번호)와 같은 수단은 회사의 자금을 지키는 열쇠와 같습니다. 인증서를 아무 컴퓨터에나 복사해 두지 말고, 비밀번호는 유추하기 어렵게 설정하며, 일정 간격으로 변경해 주는 것이 바람직합니다. 특히 공용 PC나 여러 사람이 함께 쓰는 컴퓨터에서는 자동 로그인 기능을 사용하지 않고, 사용 후에는 반드시 로그아웃을 하는 습관이 필요합니다.
회사 규모가 크다면, 기업뱅킹을 담당할 사람을 정해 체계적으로 관리하는 것도 좋습니다. 담당자가 메뉴 구조와 기능을 충분히 익혀 두면, 다른 직원들이 필요할 때 빠르게 도와줄 수 있고, 권한 설정이나 한도 관리도 더 안정적으로 운영할 수 있습니다.
또한 모바일 앱을 잘 활용하면, 출장 중이나 외근 중에도 카드 사용 내역을 바로 확인하고 이상 거래가 없는지 살펴볼 수 있습니다. 현장에서 바로 영수증을 촬영해 증빙 자료로 남기는 방식으로, 나중에 영수증이 없어져 곤란해지는 일을 줄일 수 있습니다.
마지막으로, 이용 중 궁금한 점이나 오류가 생길 때는 하나카드 고객센터의 기업·법인 전용 창구를 이용해 문의하는 편이 가장 확실합니다. 실제로 어떤 기능을 지원하는지, 특정 서비스를 사용하려면 어떤 추가 신청이 필요한지 등은 고객센터 안내를 통해 가장 정확히 확인할 수 있습니다.