처음 엑셀로 긴 표를 정리해서 인쇄를 해본 적이 있습니다. 화면에서는 아주 잘 보이는데, 막상 프린터로 출력해 보니 오른쪽 열이 잘려서 나오고, 어떤 페이지는 한 줄만 덩그러니 인쇄되어 종이만 낭비된 적이 있습니다. 그때 왜 이런 일이 생기는지 하나씩 확인하면서 인쇄 영역과 페이지 맞춤을 제대로 설정하는 법을 익히게 되었고, 그 이후로는 같은 실수를 거의 하지 않게 되었습니다. 아래 내용을 차근차근 따라 하면 비슷한 상황을 예방하는 데 도움이 됩니다.
엑셀 인쇄의 핵심 목표 정리
엑셀에서 인쇄를 할 때 가장 중요한 목표는 다음과 같습니다.
- 필요한 데이터만 인쇄하기
- 글자가 너무 크거나 작지 않게 적당한 크기로 인쇄하기
- 페이지가 애매하게 잘리지 않도록 정리해서 인쇄하기
이 목표를 위해 엑셀에서는 인쇄 영역 지정, 페이지 맞춤, 용지 방향, 여백, 머리글/바닥글 같은 여러 기능을 제공합니다.
1단계: 인쇄할 데이터 범위 지정하기 (인쇄 영역 설정)
가장 먼저 해야 할 일은 “어디까지 인쇄할 것인지” 범위를 정하는 일입니다. 범위를 제대로 잡지 않으면 빈 셀까지 인쇄되거나, 필요한 부분이 빠질 수 있습니다.
인쇄 영역 설정 방법은 다음과 같습니다.
- 마우스로 인쇄하고 싶은 셀 범위를 드래그해서 선택합니다.
- 상단 메뉴에서 ‘페이지 레이아웃’ 탭을 클릭합니다.
- ‘페이지 설정’ 그룹에서 ‘인쇄 영역’을 클릭한 뒤 ‘인쇄 영역 설정’을 선택합니다.
이렇게 하면 선택한 범위만 인쇄 대상이 됩니다. 나중에 인쇄 영역을 한 번에 지우고 싶은 경우에는 같은 메뉴에서 ‘인쇄 영역 취소’를 선택하면 됩니다.
자주 쓰는 보고서나 양식이라면, 자주 인쇄하는 표 부분을 미리 인쇄 영역으로 저장해 두면 매번 범위를 다시 선택하지 않아도 되어 훨씬 편리합니다.
2단계: 페이지 맞춤으로 크기 조절하기
인쇄 영역을 정했다면, 이제 그 영역을 한 페이지에 얼마나 담을지, 몇 페이지에 나누어 담을지 정해야 합니다. 이때 사용하는 곳이 ‘페이지 설정’의 배율 옵션입니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- ‘페이지 레이아웃’ 탭을 클릭합니다.
- ‘페이지 설정’ 그룹 오른쪽 아래의 작은 화살표 아이콘을 눌러 ‘페이지 설정’ 대화 상자를 엽니다.
- ‘페이지’ 탭으로 이동합니다.
여기에서 배율을 조절할 수 있습니다.
- 배율(%) 사용하기: 예를 들어 80%로 설정하면, 화면에 보이는 크기보다 20% 줄어든 상태로 인쇄됩니다. 표가 아주 조금만 페이지 밖으로 나갈 때, 미세하게 줄이고 싶을 때 좋습니다.
- 다음 페이지에 맞춤 사용하기: 가로와 세로를 몇 페이지에 맞출지 직접 정하는 방식입니다.
- ‘너비’를 1페이지로, ‘높이’를 자동으로 두면 가로 방향으로는 무조건 1페이지 안에 들어가게 조정됩니다.
- 데이터가 많지 않다면 ‘너비: 1페이지, 높이: 1페이지’로 설정해 한 장에 꽉 차게 인쇄할 수도 있습니다. 다만 이 경우 글씨가 너무 작아질 수 있으니 인쇄 미리 보기로 꼭 확인하는 것이 좋습니다.
실제로는 ‘너비: 1페이지, 높이: 자동’ 조합이 가장 많이 사용됩니다. 가로로 긴 표를 깔끔하게 하나의 가로 폭에 맞춰 보여주기 좋기 때문입니다.
3단계: 용지 방향과 크기 선택하기
데이터 모양에 따라 세로 인쇄가 좋을지, 가로 인쇄가 좋을지 달라집니다. 또, 대부분 A4 용지를 쓰지만 상황에 따라 다른 크기를 사용할 수도 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- ‘페이지 레이아웃’ 탭으로 이동합니다.
- ‘방향’ 버튼에서 ‘세로’ 또는 ‘가로’를 선택합니다.
- ‘크기’ 버튼에서 A4, Letter 등 용지 크기를 선택합니다.
예를 들어, 과목별 점수표처럼 열이 많은 표는 가로 방향으로 인쇄하면 한 페이지에 더 많은 열을 넣을 수 있습니다. 반대로 출석부처럼 행이 길게 이어지는 표는 세로 방향이 더 자연스럽습니다.
4단계: 여백과 가운데 맞춤으로 보기 좋게 정리하기
여백도 인쇄 결과에 큰 영향을 줍니다. 여백이 너무 좁으면 답답해 보이고, 너무 넓으면 표가 한쪽에 치우쳐 보일 수 있습니다.
여백 설정은 다음처럼 할 수 있습니다.
- ‘페이지 레이아웃’ 탭에서 ‘여백’을 클릭합니다.
- ‘보통’, ‘좁게’, ‘넓게’ 중에서 하나를 선택하거나, ‘사용자 지정 여백’을 선택해 위·아래·왼쪽·오른쪽 여백을 직접 입력합니다.
추가로, 표를 페이지 가운데에 오도록 맞추면 훨씬 단정해 보입니다. ‘페이지 설정’ 대화 상자의 ‘여백’ 탭에서 ‘가로로 가운데 맞춤’, ‘세로로 가운데 맞춤’ 체크 박스를 선택하면 인쇄 영역이 종이 가운데에 위치하게 됩니다.
5단계: 눈금선, 머리글, 바닥글로 정보 보강하기
엑셀 화면에서는 셀 사이에 눈금선이 보이지만, 기본 설정에서는 인쇄할 때 나오지 않습니다. 표처럼 구분선을 함께 보여주고 싶다면 눈금선을 인쇄하도록 설정할 수 있습니다.
- ‘페이지 레이아웃’ 탭의 ‘눈금선’ 그룹에서 ‘인쇄’ 체크 박스를 선택하면, 화면에 보이던 눈금선이 그대로 인쇄됩니다.
또한 여러 페이지로 나뉘는 자료에서는 어떤 페이지가 몇 쪽인지, 언제 출력한 건지 알 수 있으면 편리합니다. 이럴 때 머리글과 바닥글을 사용합니다.
- ‘페이지 설정’ 대화 상자에서 ‘머리글/바닥글’ 탭을 선택해 페이지 번호, 파일 이름, 날짜, 시간 등을 넣을 수 있습니다.
- 또는 ‘삽입’ 탭에서 ‘머리글/바닥글’을 선택해 상단과 하단에 직접 내용을 입력할 수도 있습니다.
예를 들어 바닥글에 ‘페이지 &[페이지] / &[전체 쪽수]’ 같은 형식을 사용하면, ‘페이지 1/3’처럼 몇 쪽 중 몇 쪽인지 표시되어, 인쇄물을 나중에 섞어 보더라도 정리하기 쉽습니다.
6단계: 인쇄 미리 보기로 최종 점검하기
모든 설정을 마쳤다고 바로 인쇄를 눌렀다가 낭패를 보는 경우가 많습니다. 반드시 마지막에는 인쇄 미리 보기를 통해 종이에 어떻게 나올지 확인해야 합니다.
인쇄 미리 보기로 들어가는 방법은 다음과 같습니다.
- 키보드에서 Ctrl + P를 누르거나,
- ‘파일’ 탭을 클릭한 뒤 ‘인쇄’를 선택합니다.
오른쪽에 나오는 화면에서 다음을 꼭 확인합니다.
- 오른쪽이나 아래쪽이 잘려서 안 보이는 부분은 없는지
- 글자 크기가 너무 작거나 너무 크지는 않은지
- 페이지가 너무 많이 나뉘어 있지는 않은지
- 머리글/바닥글, 눈금선, 여백 등이 원하는 대로 보이는지
미리 보기에서 이상한 점이 보이면, 뒤로 나가서 ‘페이지 설정’이나 ‘페이지 레이아웃’ 탭에서 배율, 여백, 방향, 인쇄 영역 등을 다시 조정한 후, 다시 Ctrl + P로 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
7단계: 여러 페이지일 때 인쇄 제목 설정하기
몇 페이지에 걸쳐 긴 표를 인쇄할 때는, 두 번째 페이지부터는 맨 위 제목 행이 없어져서 어떤 열이 어떤 의미인지 알기 어려운 경우가 많습니다. 이럴 때는 인쇄될 때마다 반복해서 나오는 제목 행을 따로 지정할 수 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- ‘페이지 레이아웃’ 탭에서 ‘인쇄 제목’을 클릭합니다.
- ‘페이지 설정’ 대화 상자의 ‘시트’ 탭에서 ‘반복할 제목 행’을 클릭한 뒤, 시트에서 제목으로 사용할 행(예: 1행 전체)을 선택합니다.
- 필요하다면 ‘반복할 열’을 설정해 왼쪽에 반복해서 나올 열도 지정할 수 있습니다.
이렇게 설정해 두면 여러 페이지가 인쇄되어도 모든 페이지 윗부분에 같은 제목 행이 반복되어, 자료를 읽고 비교하기가 훨씬 수월합니다.
참고할 수 있는 추가 자료
엑셀 인쇄 기능은 버전이나 사용 환경에 따라 약간씩 화면 구성이 다를 수 있습니다. 더 자세한 내용을 보고 싶다면 마이크로소프트 공식 도움말을 참고하셔도 좋습니다. 예를 들어 다음 링크에서 관련 내용을 확인할 수 있습니다.
여기까지의 과정을 반복해서 사용하다 보면, 나중에는 인쇄 전 미리 보기만 잠깐 보고도 어느 부분을 조정해야 할지 자연스럽게 감이 생기게 됩니다. 처음에는 조금 번거롭더라도, 인쇄 영역 지정과 페이지 설정을 차근차근 해 두는 것이 시간을 아끼는 가장 좋은 방법입니다.