처음 엑셀을 제대로 써야 했던 날이 아직도 기억납니다. 여러 사람의 연락처와 메모를 정리해야 했는데, 한 셀 안에 글이 길게 이어지다 보니 화면이 너무 지저분해 보였습니다. 줄바꿈도 제대로 안 되어 있고, 어떤 셀은 글자가 잘려 보이고, 어떤 셀은 공백이 잔뜩 들어가 있어서 정리가 전혀 되지 않았습니다. 그래서 “줄을 예쁘게 나눠 쓰는 법”과 “셀을 깔끔하게 정리하는 방법”을 하나씩 익히다 보니, 같은 내용이라도 훨씬 보기 좋고 찾기도 쉬워지는 경험을 했습니다. 아래 내용은 그런 경험을 바탕으로 정리한 것이며, 엑셀에서 줄바꿈과 셀 정리를 활용하는 기본적인 방법을 설명드리겠습니다.
1. 엑셀에서 줄바꿈을 사용하는 기본 방법
엑셀에서 줄바꿈을 하면 한 셀 안에서도 문장을 여러 줄로 나눠서 볼 수 있습니다. 긴 문장을 한 줄에 쭉 쓰는 것보다, 줄을 적당히 끊어 주면 읽기 훨씬 편해집니다. 줄바꿈은 크게 함수로 하는 방법과 키보드로 직접 하는 방법이 있습니다.
1.1 CHAR(10) 함수와 ALT + Enter를 이용한 줄바꿈
먼저 하나의 셀 안에서 여러 줄을 만들고 싶을 때 자주 사용하는 방법입니다.
a) CHAR(10) 함수를 이용한 줄바꿈 (수식 사용)
CHAR(10) 함수는 줄바꿈 문자를 의미합니다. 글자와 글자 사이에 CHAR(10)을 넣어 주면, 같은 셀 안에서 줄이 바뀌어 보이게 됩니다.
기본 형태는 다음과 같습니다.
=텍스트1 & CHAR(10) & 텍스트2
예를 들어 다음과 같이 쓰면 됩니다.
= “안녕하세요” & CHAR(10) & “반갑습니다”
또는 셀을 참조할 수도 있습니다.
=A1 & CHAR(10) & B1
이렇게 하면 A1 셀의 내용이 첫 줄, B1 셀의 내용이 둘째 줄에 나타납니다.
중요한 점은, CHAR(10)을 썼다고 해서 바로 화면에서 줄이 바뀌어 보이지는 않는다는 것입니다. 줄바꿈 문자는 들어갔지만, 엑셀에서 그 셀을 “줄을 바꿔서 보이게 표시하라”라고 설정해야 합니다. 이때 “텍스트 줄 바꿈” 서식이 필요합니다. (아래 2.1에서 자세히 설명합니다.)
또한 위 예시에서 & 기호는 텍스트를 이어붙이는 역할을 합니다. CONCATENATE 함수나 CONCAT 함수, OFFICE 365 이상 버전에서는 TEXTJOIN 등도 사용할 수 있지만, & 기호가 가장 간단합니다.
b) ALT + Enter를 이용한 줄바꿈 (직접 입력)
수식을 쓰지 않고 셀 안에 직접 글을 입력할 때는 키보드로 줄바꿈을 넣을 수 있습니다.
순서는 다음과 같습니다.
1. 줄바꿈을 넣고 싶은 셀을 더블 클릭하거나 F2 키를 눌러 편집 상태로 만듭니다.
2. 줄을 바꾸고 싶은 위치에 커서를 이동합니다.
3. ALT 키를 누른 상태에서 Enter 키를 누릅니다.
이 방법은 수식을 사용하지 않아도 되고, 눈으로 보이는 위치에서 바로 줄을 바꿀 수 있어서 가장 직관적입니다. 제목과 설명을 한 셀에 넣고 싶을 때, 주소를 층/호수 기준으로 나누고 싶을 때 등 다양하게 사용할 수 있습니다.
1.2 TEXTJOIN 함수로 여러 셀을 줄바꿈하며 연결하기
여러 셀에 나뉘어 있는 글을 하나의 셀에 모으고 싶을 때 TEXTJOIN 함수를 쓰면 편리합니다. 이때 구분 기호로 CHAR(10)을 넣어 주면, 각 셀의 내용이 줄마다 나누어져 나타납니다.
함수의 기본 형태는 다음과 같습니다.
=TEXTJOIN(구분_기호, 빈_셀_무시, 텍스트1, [텍스트2], …)
예를 들어 A1부터 A5까지의 셀에 들어 있는 여러 줄의 내용을 하나의 셀 안에서 줄바꿈하여 보여주고 싶다면 다음과 같이 씁니다.
=TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, A1:A5)
여기서
• CHAR(10)은 줄바꿈 기호입니다.
• TRUE는 빈 셀을 건너뛰겠다는 뜻입니다. FALSE로 하면 비어 있는 셀도 줄 하나로 처리됩니다.
• A1:A5는 연결하고 싶은 텍스트 범위입니다.
이 방법을 사용하면 여러 줄로 나뉜 메모나, 여러 항목을 한 셀에 모아서 “리스트처럼” 보여줄 때 아주 유용합니다. 다만 여기서도 마찬가지로, 결과가 들어간 셀에 “텍스트 줄 바꿈” 옵션을 켜야 실제 줄이 바뀌어 보입니다.
2. 보기 좋은 표를 위한 셀 서식 정리
줄바꿈만 안다고 표가 깔끔해지는 것은 아닙니다. 셀의 너비, 줄 높이, 정렬, 테두리, 색 등도 함께 조절해 줘야 데이터를 한눈에 이해하기 쉽습니다. 여기서는 화면에서 보이는 모양을 정리하는 방법과, 데이터 그 자체를 정리하는 방법을 나누어 살펴보겠습니다.
2.1 화면에서 보이는 셀 정리 (시각적인 정리)
a) 텍스트 줄 바꿈 설정
CHAR(10)이나 ALT + Enter로 줄바꿈을 넣었는데도 한 줄로만 보인다면, 셀 서식에서 “텍스트 줄 바꿈”이 꺼져 있을 가능성이 큽니다. 이 기능을 켜야 내용이 셀 폭에 맞게 줄을 바꿔서 표시됩니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
1. 줄바꿈을 적용할 셀 또는 영역을 선택합니다.
2. 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 “셀 서식”을 선택합니다.
3. “맞춤” 탭으로 이동합니다.
4. “텍스트 줄 바꿈”에 체크합니다.
5. 확인을 누릅니다.
이렇게 해두면 셀의 너비를 조절할 때마다 줄바꿈 위치도 자동으로 조절되어, 화면에 맞게 보기 좋게 나타납니다.
b) 열 너비와 행 높이 자동 맞춤
내용이 셀 밖으로 삐져나가거나, 반대로 빈 공간이 많이 남는 경우가 있습니다. 이때 행과 열을 자동으로 알맞게 맞출 수 있습니다.
방법은 다음과 같습니다.
1. 조절하고 싶은 열 머리글(예: A, B, C 위쪽)을 마우스로 선택합니다.
2. 열 머리글 사이의 경계선에 마우스를 올립니다.
3. 커서가 양쪽 화살표 모양으로 바뀌면 더블 클릭합니다.
행 높이도 같은 방식으로 행 머리글(1, 2, 3 왼쪽) 경계선을 더블 클릭하면 내용에 맞게 맞춰집니다. 전체를 한 번에 맞추고 싶다면 Ctrl + A로 모든 셀을 선택한 뒤, 아무 열이나 아무 행의 경계선을 더블 클릭하면 전체가 한 번에 정리됩니다.
c) 가로·세로 정렬 설정
글자가 위쪽에 붙어 있거나, 한쪽으로 몰려 있으면 표가 어수선해 보입니다. 제목은 가운데, 숫자는 오른쪽처럼 기준을 정해서 정렬하면 훨씬 정돈된 느낌을 줍니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
1. 정렬을 바꿀 셀 범위를 선택합니다.
2. “홈” 탭에서 “맞춤” 그룹을 찾습니다.
3. 가로 정렬(왼쪽, 가운데, 오른쪽)과 세로 정렬(위, 가운데, 아래) 중 원하는 아이콘을 클릭합니다.
예를 들어, 표의 제목 행은 가로·세로 모두 가운데 정렬로 맞추고, 데이터 부분은 숫자는 오른쪽, 글자는 왼쪽으로 정렬하는 식으로 통일하면 표가 훨씬 보기 좋아집니다.
d) 서식 복사로 빠르게 통일하기
이미 예쁘게 정렬된 셀이 하나 있다면, 그 서식을 그대로 다른 셀에 복사할 수 있습니다. 글꼴, 크기, 색, 테두리, 정렬 등이 한 번에 복사됩니다.
방법은 다음과 같습니다.
1. 기준이 될 셀을 선택합니다.
2. “홈” 탭에서 “서식 복사” 아이콘을 클릭합니다.
3. 서식을 적용하고 싶은 셀이나 영역을 클릭하거나 드래그합니다.
서식 복사 아이콘을 더블 클릭하면 여러 곳에 연속해서 서식을 붙여넣을 수 있습니다. 작업이 끝나면 Esc 키를 눌러 서식 복사를 종료합니다.
e) 테두리와 채우기로 구역 나누기
데이터 양이 많을수록 어디가 제목이고 어디가 본문인지 한눈에 구분하는 것이 중요합니다. 이때 테두리와 배경색(채우기 색)을 적절히 사용하면 도움이 됩니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
1. 테두리나 색을 넣고 싶은 범위를 선택합니다.
2. “홈” 탭에서 “글꼴” 그룹의 테두리 아이콘, 채우기 색 아이콘을 사용합니다.
3. 바깥쪽 테두리, 모든 테두리, 굵은 테두리 등 원하는 스타일을 선택합니다.
예를 들어, 제목 행에는 배경색을 연하게 넣고 굵은 테두리를 두르고, 데이터 영역은 얇은 테두리를 사용하면 구분이 잘 됩니다.
2.2 데이터 자체를 깔끔하게 만드는 정리 방법
표가 아무리 예쁘게 보여도, 데이터 안에 불필요한 공백이나 잘못된 글자가 들어 있으면 나중에 계산하거나 검색할 때 문제가 생길 수 있습니다. 그래서 데이터 내용 그 자체를 정리하는 것도 중요합니다.
특히 여러 사람이 입력한 파일을 합치거나, 다른 프로그램에서 가져온 데이터를 엑셀에 붙여넣었을 때 이런 작업이 많이 필요합니다.
참고로, 더 다양한 엑셀 함수와 기능은 마이크로소프트 공식 도움말 페이지에서도 확인하실 수 있습니다: https://support.microsoft.com/office
a) TRIM 함수로 앞뒤 공백 제거
눈에는 잘 안 보이는데, 셀 안에 공백이 여러 개 들어 있는 경우가 많습니다. 특히 복사–붙여넣기를 자주 하면 이런 일이 생깁니다. TRIM 함수는 텍스트 앞과 뒤의 불필요한 공백을 지워 주고, 단어 사이 공백은 하나만 남깁니다.
형태는 다음과 같습니다.
=TRIM(텍스트)
예를 들어 A1에 “ 안녕하세요 ”처럼 앞뒤에 공백이 있다면,
=TRIM(A1)
이라고 하면 결과는 “안녕하세요”가 됩니다. 다만, 어떤 외부 시스템에서 들어온 특수한 공백 문자(일반 스페이스가 아닌 경우)는 TRIM으로 안 없어질 수 있어서, 그런 경우에는 SUBSTITUTE 함수로 따로 처리해 주어야 할 때도 있습니다.
b) 대문자, 소문자, 첫 글자만 대문자로 통일하기
영문 데이터를 다룰 때는 대소문자가 뒤섞여 있으면 같은 단어로 인식되지 않는 경우가 있습니다. 이럴 때 다음 함수를 사용합니다.
• UPPER(텍스트): 모두 대문자로 바꿉니다. 예: “excel” → “EXCEL”
• LOWER(텍스트): 모두 소문자로 바꿉니다. 예: “EXCEL” → “excel”
• PROPER(텍스트): 각 단어의 첫 글자만 대문자로, 나머지는 소문자로 바꿉니다. 예: “excel tutorial” → “Excel Tutorial”
이렇게 변환한 뒤, 필요하다면 값을 복사해서 “값만 붙여넣기”를 하면 원래 데이터 대신 정리된 데이터를 남길 수 있습니다.
c) 필요한 부분만 뽑거나 붙이기: LEFT, RIGHT, MID, &, TEXTJOIN
하나의 셀에 “2025-11-18”처럼 날짜, 코드, 이름 등이 섞여 있는 경우, 원하는 부분만 떼어내거나 다시 조합해야 할 때가 있습니다.
대표적인 함수는 다음과 같습니다.
• LEFT(텍스트, 개수): 왼쪽에서부터 지정한 개수만큼 글자를 뽑습니다.
• RIGHT(텍스트, 개수): 오른쪽에서부터 지정한 개수만큼 글자를 뽑습니다.
• MID(텍스트, 시작위치, 개수): 중간에서 원하는 위치부터 일정 개수만큼 뽑습니다.
• & 연산자 또는 CONCAT/CONCATENATE: 여러 셀의 내용을 한 문장처럼 이어붙입니다.
• TEXTJOIN(구분 기호, 빈 셀 무시, 범위): 여러 셀을 한꺼번에 연결하면서 구분 기호도 넣을 수 있습니다.
예를 들어, A1에 “서울특별시 강남구”라는 주소가 있고, “서울특별시”만 뽑고 싶다면 LEFT(A1, 5)처럼 글자 수를 지정해서 추출할 수 있습니다. 또 이름과 학년, 반을 합쳐 “1학년 3반 홍길동”처럼 한 셀에 보여주고 싶다면 & 연산자를 사용해서 조합하면 됩니다.
d) SUBSTITUTE와 REPLACE로 글자 바꾸기
데이터 안에서 특정 문자를 다른 문자로 바꾸고 싶을 때가 많습니다. 예를 들어 전화번호에서 “-”를 없애고 싶다거나, “(구)”와 같은 옛 주소 표시를 지우고 싶을 때 등입니다.
• SUBSTITUTE(텍스트, 바꾸기_전, 바꾼_후, [몇 번째])
– 텍스트 안에 있는 특정 문자열을 다른 문자열로 바꿉니다.
– 네 번째 인수인 “몇 번째”를 생략하면 해당 문자열이 나오는 모든 부분을 바꿉니다.
• REPLACE(이전_텍스트, 시작_위치, 문자_개수, 새_텍스트)
– 일정 위치에서 일정 개수만큼 잘라내고, 그 자리에 새 텍스트를 넣습니다.
엑셀 메뉴의 “찾기 및 바꾸기”(Ctrl + H)를 사용하면 함수 없이도 한 번에 바꾸기가 가능하지만, 반복해서 같은 패턴을 처리해야 할 때는 함수로 만드는 것이 더 효율적입니다.
e) 데이터 유효성 검사로 잘못된 입력 막기
표를 여럿이 함께 작성할 때는 누군가 잘못 입력해도 바로 눈에 띄지 않을 수 있습니다. 예를 들어 점수를 적어야 하는 칸에 글자를 적는다거나, 1~12월만 입력해야 하는데 13을 입력하는 경우입니다. 이때 데이터 유효성 검사를 활용하면 입력 실수를 줄일 수 있습니다.
사용 방법은 다음과 같습니다.
1. 조건을 걸고 싶은 셀 범위를 선택합니다.
2. “데이터” 탭에서 “데이터 유효성”을 클릭합니다.
3. “설정” 탭의 “제한 대상”에서 정수, 실수, 날짜, 목록 등 원하는 조건을 고릅니다.
4. 허용 범위나 목록 내용을 설정합니다.
이렇게 설정해 두면 조건에 맞지 않는 값이 입력될 때 경고 메시지가 나오거나, 아예 입력이 되지 않게 막을 수 있습니다.
f) 중복된 값 제거로 겹치는 데이터 정리하기
여러 파일을 합치다 보면 같은 이름, 같은 번호가 여러 번 들어가는 경우가 있습니다. 이럴 때 “중복된 항목 제거” 기능을 사용하면 빠르게 정리할 수 있습니다. 다만, 중요한 데이터가 날아가지 않도록 항상 원본을 복사해 놓고 작업하는 것이 좋습니다.
사용 방법은 다음과 같습니다.
1. 중복을 확인할 범위를 선택합니다.
2. “데이터” 탭에서 “중복된 항목 제거”를 클릭합니다.
3. 기준으로 삼을 열을 선택합니다. (예: 이름+전화번호 등)
4. 확인을 누르면 중복 값이 삭제되고, 남은 것은 고유한 값들만 정리됩니다.
이 기능은 연락처 목록, 학급 명단, 상품 코드 목록 등에서 특히 자주 쓰입니다.
지금까지 살펴본 줄바꿈과 셀 정리 기능을 함께 활용하면, 처음에는 복잡해 보이던 엑셀 표도 점점 구조가 눈에 들어오기 시작합니다. 여러 줄을 한 셀에 깔끔하게 정리하고, 셀 모양과 데이터 내용을 함께 다듬다 보면, 같은 정보라도 훨씬 보기 편하고 관리하기 쉬운 형태로 바뀝니다.